Informatie over een loonbeslag delen of toch maar niet?
​
Mag een loonbeslag gedeeld worden met de leidinggevende of HRM?
Dit is een van de vragen die ons gesteld is naar aanleiding van de video’s over do’s en dont’s bij loonbeslag die we afgelopen maanden gepost hebben. Immers, het is zinvol een gesprek te hebben met de medewerker over het gelegde beslag! Maar dan moet je als leidinggevende wel weten dat er een loonbeslag is. Dat is met de regels van de AVG niet zo eenvoudig. Echter, door de procedure omtrent een loonbeslag vast te leggen en te communiceren kan je informatie delen en zo een medewerker met loonbeslag ondersteunen.
De zaak ligt niet zo eenvoudig.
En dat ligt niet aan de bereidheid van de organisatie of de leidinggevende. Zij willen graag in gesprek om een medewerker met loonbeslag een helpende hand te bieden. Maar… hoe weten zij dat er een loonbeslag ligt? Dan zal die informatie eerst gedeeld moeten worden. Echter, de salarisadministratie mag niet zomaar informatie over het loonbeslag doorgeven aan personen binnen de organisatie. De algemene regel in de AVG is dat verstrekken van persoonsgegevens alleen mag als dat verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Een loonbeslag wordt door een gerechtsdeurwaarder afgegeven met als doel verwerking hiervan en afdracht van al het salaris boven de beslagvrije voet. Een gesprek met de medewerker over het loonbeslag valt niet onder het doel waarmee het loonbeslag gedaan is.
Hoe dan wel?
Mogelijk wil je als leidinggevende of HR-adviseur wel een gesprek met een medewerker hebben over een loonbeslag dat is gelegd of mogelijk gelegd gaat worden. Wellicht kun je hem hulp bieden, steunen of verwijzen. Volgens de AVG kunnen gegevens gedeeld worden wanneer aan één van de zes volgende grondslagen wordt voldaan:
-
toestemming van de betrokkene;
-
uitvoeren van een overeenkomst;
-
wettelijke verplichting;
-
vitaal belang van de betrokkene;
-
uitvoeren van een publiekrechtelijke taak;
-
gerechtvaardigd belang van de organisatie (deze grond geldt niet voor overheidsinstanties als zij persoonsgegevens verwerken in het kader van uitoefening van hun taken).
Daarnaast kan je als werkgever bij het delen van het loonbeslag mogelijk beroep doen op een ‘gerechtvaardigd belang’. Er moet dan aan drie voorwaarden worden voldaan:
-
er is een gerechtvaardigd belang,
-
de verwerking, het delen, is noodzakelijk om dit gerechtvaardigde belang te behartigen en
-
er is een afweging gemaakt tussen eigen belangen en die van de personen, in dit geval de medewerkers, van wie men de persoonsgegevens verwerkt door deze te delen.
Wij adviseren onze opdrachtgevers een mogelijk gerechtvaardigd belang zo duidelijk mogelijk vast te leggen. Evenals de procedure die wordt gevolgd wanneer en een loonbeslag wordt gelegd. Zo weet iedere medewerker wat de spelregels zijn. Dus leg de procedure sowieso vast in een verwerkingsregister. Maar bijvoorbeeld ook via een beschrijving in het personeelshandboek. Verwijs hiernaar met bijvoorbeeld een alinea in een arbeidsovereenkomst. Hiervoor wordt dan bij ondertekening van de overeenkomst tevens voor kennisneming van de procedure getekend.
Maar houd altijd het doel van het delen voor ogen; dus nooit zomaar delen.
Welke vraag heb jij die we kunnen beantwoorden? Laat het ons weten op info@sammen.nl.